Ship cod là gì?

Hiện nay, có rất nhiều bạn khi mua hàng online mà vẫn chưa biết về khái niệm ship COD là gì hoặc nếu như hiểu thì cũng chỉ hiểu một cách mơ màng không rõ ràng, chỉ hiểu theo cách đơn giản đó là vận chuyển hàng hoá thu tiền tận nơi. Nói chung, loại hình thức vận chuyển hàng hoá này có phần mới mẻ tại Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn giải thích và hướng dẫn chi tiết cách ship hàng online cho những bạn còn đang thắc mắc về vấn đề này.

Ship COD là gì?

COD là tên viết tắt Tiếng Anh của Cash On Delivery, được dịch sang Tiếng Việt có nghĩa là thanh toán khi giao hàng. Ở đây có nghĩa là người mua hàng sẽ nhận sản phẩm trước sau đó sẽ trả tiền cho người giao hàng.

Hầu đa các công ty hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển hàng hoá tại Việt Nam đều sẽ cung cấp phương thức ship COD. Trên thực tế loại phương thức này có nhiều tên gọi khác nhau như sau: dịch vụ ship hàng COD, vận chuyển hàng hoá thu tiền tận nơi, gửi hàng COD, vận chuyển thu tiền hộ, chuyển phát nhanh COD, giao hàng COD,… 

[irp]

Ưu điểm của ship COD

Lợi ích của phương thức ship hàng COD đối với khách hàng là rất lớn, khi đó người mua sẽ được nhận sản phẩm tận tay và có thể kiểm tra sản phẩm, hơn thế nữa có thể thử sản phẩm rồi mới đưa đến quyết định trả tiền cho món sản phẩm này hay không. Và ngược lại, nếu như người mua không ưng ý có thể từ chối thanh toán và sau đó trả lại cho người bán.

Đối với một số người mua hàng không có thẻ tín dụng hoặc không có thẻ ngân hàng thanh toán trực tiếp, thì phương thức thanh toán COD lại là một giải pháp mang lại nhiều hữu ích cho họ, khách hàng có thể đặt trực tuyến những món đồ, sản phẩm mà mình yêu thích. Rủi ro này sẽ nằm về phía người bán và nhân viên giao nhận cho đến khi người mua hàng nhận hàng và thanh toán món đồ, sản phẩm đó.

Bên cạnh đó, COD cũng giúp cho người mua tránh được những rủi ro như mất thông tin cá nhân hoặc thẻ thanh toán khi người mua gặp phải những con buôn hoặc các trang web thương mại điện tử có mưu đồ xấu hoặc tính chất bảo mật kém.

Đối với những nhà doanh nghiệp mới chưa có được độ phủ sóng thương hiệu mạnh, đáng tin cậy trên thị trường thương mại điện tử hiện nay thì COD cũng chính là một giải pháp nhằm mục đích mang lại độ tin cậy nhất định đối với khách hàng khi mà nhà doanh nghiệp, shop online,… cung cấp cho khách hàng giải pháp là thanh toán tiền khi được nhận hàng.

Giải pháp như vậy có thể giải quyết được tâm lý khách hàng là thường sợ khi mua phải hàng kém chất lượng không đúng với thực tế, hoặc có thể thanh toán tiền trước nhưng bên bán hàng lại không chịu gửi hàng, hoặc có thể gửi hàng kém chất lượng. Đồng thời, giải pháp trên cũng giúp cho nhà doanh nghiệp, shop online,… tiết kiệm được khoảng chi phí phải thanh toán cho các cổng thanh toán online, từ đó phần nào cũng góp phần làm giảm giá thành của sản phẩm.

[irp]

Nhược điểm của ship COD

Bên cạnh những thuận lợi vừa nêu trên thì phương thức ship COD này cũng gặp một số nhược điểm đối với người gửi hàng chính là tiền hàng sẽ bị công ty chuyển phát nhanh giữ lại trong một khoảng thời gian ngắn và sẽ hoàn trả lại vào các ngày quy định trong tuần của công ty cung cấp dịch vụ hoặc là trong khoảng một thời gian nhất định sau khi công ty chuyển phát đã xác nhận thu tiền COD thành công.

Đồng thời cũng có nghĩa là nếu như người mua không chấp nhận sản phẩm và không thanh toán, hàng bị trả về thì người bán tất nhiên phải chịu chi phí về vận chuyển hàng hoá theo hai chiều.

Phương thức ship COD

Nói chung thời gian giao hàng cũng tuỳ thuộc vào vào hình thức vận chuyển mà khách hàng lựa chọn, khi bạn sử dụng ship COD, ngoài hình thức chuyển phát thông thường cho hàng hoá, công ty vận chuyển hàng hoá này sẽ thay gửi gửi thu hộ tiền sản phẩm từ người nhận. Theo như hiện nay, hầu đa các công ty vận chuyển ở Việt Nam đều cung cấp dịch vụ ship COD với nhiều tên gọi khác nhau: dịch vụ ship COD, giao hàng thu tiền hộ, chuyển hàng nhanh COD,…

[irp]

Quy trình ship COD

Về cơ bản ship COD chẳng có khác gì ship hàng bình thường, chúng ta chỉ thêm bước thu tiền hộ. Như vậy, đối với người mua thì vô cùng tiện lợi nhưng lại là những bất lợi đối với những shop bán hàng.

Quy trình ship COD gồm có 6 bước cơ bản.

Bước 1: Khách sẽ đặt hàng trên website, Facebook, trên sàn TMĐT hoặc đặt tại cửa hàng và cửa hàng đó có nhu cầu ship hàng.

Bước 2: Chốt đơn hàng ( gọi lại cho khách để xác nhận thông tin) và sua đó sẽ tạo đơn hàng với các thông tin cơ bản như sau:

• Tên khách hàng.
• Địa chỉ cụ thể để nhận hàng.
• Số điện thoại.
• Tên của sản phẩm mà khách hàng đặt mua.
• Giá của sản phẩm hết bao nhiêu tiền.

Đối với những shop chuyên nghiệp, việc tạo đơn hàng được thực hiện trên phần mềm quản lý bán hàng, việc làm này rất chuyên nghiệp mà minh bạch, thuận tiện cho việc quản lý sau này. Có một số shop có thể ưa thích lưu thông tin của đơn hàng trên file excel, thậm chí có thể là sổ sách, nhưng theo mình thấy các bạn không nên làm theo cách này, bởi vì việc quản lý về thông tin khách hàng và đối soát sau này sẽ rất bất tiện và vất vả. Cụ thể mình sẽ chỉ rõ cho các bạn thấy trong các bước sau.

Bước 3: Gửi hàng cho các đơn vị chuyển phát, bạn có thể mang hàng hoá trực tiếp ra các điểm gửi hàng, viết phiếu gửi hàng. Hoặc có thể shipper sẽ đến cửa hàng để lấy sản phẩm (có một số đơn vị bạn sẽ phải mất thêm chi phí khi sử dụng dịch vụ shipper đến lấy sản phẩm tận nơi). Đặc biệt lưu ý tất cả phiếu gửi hàng phải được giữ cẩn thận, nếu như bị mất bạn sẽ không nhận được tiền thu hộ COD.

Bước 4: Đơn vị giao hàng sẽ vận chuyển hàng hoá đến tận tay địa chỉ của người nhận hàng. Theo như thường lệ, thời gian giao hàng trung bình khoảng từ 2-4 ngày (nếu như chuyển nhanh), 7-10 ngày ( chuyển chậm). Đây chỉ là những khoảng thời gian tương đối thôi, vì đôi khi đơn hàng sẽ được giao nhanh thất thường, hoặc đôi lúc bạn sẽ tức đến nỗi bởi chuyển phát nhanh mà 10 ngày rồi mà vẫn chưa đến.

Bước 5: Người mua sẽ nhận hàng và thanh toán. Nếu như khách hàng nhận sản phẩm thì xem như đơn hàng được hoàn tất sau đó bạn có thể ra bưu cục lấy tiền thu hộ. Trường hợp xấu nhất là khi giao đến mà khách hàng không chịu nhận hàng thì hàng sẽ bị hoàn về, sau đó bạn sẽ phải chịu thêm 50% cước phí chuyển ngược.

Bước 6: Đơn vị vận chuyển sẽ thanh toán phí thu hộ cho bạn. Cho nên bạn cần lưu ý chỉ nhận tiền thu hộ trong giờ hành chính và sau đó nhớ đối soát phí COD để khiếu nại nếu như có sai sót.

Dịch vụ ship COD hoạt động như thế nào?

Chúng ta hiểu đơn giản đó là một dịch vụ vận chuyển mà người giao hàng sẽ có nhiệm vụ thu hộ tiền của khách hàng rồi sau đó chuyển số tiền này về cho shop. Ví dụ như: Bạn đặt mua tại shop A một sản phẩm có giá trị là 200.000 đồng, phí ship hàng là 20.000 đồng. Sau đó shop B sẽ bố trí shipper để giao hàng cho bạn theo đúng như cam kết. Và sẽ giao hàng đến tận tay bạn, bạn kiểm tra và nếu như cảm thấy hài lòng thì sẽ tiến hành thanh toán với số tiền là 220.000 đồng ( trong đó bao gồm 200.000 đồng số tiền của một sản phẩm và 20.000 đồng tiền ship) cho shipper.

Cuối cùng là shipper sẽ có trách nhiệm đem số tiền này lại cho shop thì công việc của shipper sẽ được hoàn tất. Quy trình như thế được gọi là dịch vụ ship COD, ở đây shipper chính là nhân tố quan trọng của dịch vụ ship COD này. Chúng ta sẽ tuỳ thuộc vào số lượng hàng nhiều hay ít mà shipper sẽ chuyển hàng bằng xe máy hoặc xe tải chở hàng.

Kinh nghiệm ship COD

Phí ship COD thường sẽ đắt hơn so với phí vận chuyển hàng thông thường. Khi các đơn vị mà tính phí ship sẽ dựa trên hai yếu tố đó là phí vận chuyển và phí COD thu hộ. Như vậy, nếu như ta lựa chọn hình thức khách nhận hàng thanh toán thì bạn sẽ phải chịu thêm một khoản phí thu hộ, thay vì nếu như khách hàng mà chuyển khoản trước thì ta chỉ mất phí vận chuyển.

Hầu hết những người bán hàng online đều đã từng gặp rắc rối với việc giao hàng COD. Đặc biệt nhất chính là ship hàng tới nơi mà khách hàng không nhận, bị bỏ bom, bùng hàng,… dãn đến tỷ lệ trả hàng lớn và tổn thất chi phí. Sau đây chúng ta sẽ đi đến 4 cách ship hàng COD, những cách như vậy chắc chắn sẽ giúp bạn giảm tối đa tỷ lệ hoàn đơn từ khách hàng.

Nguyên tắc 1: Sự chuẩn bị của bạn phải thật tốt.

Việc mà chúng ta chuẩn bị một sản phẩm tốt luôn là tiền đề mà người bán quan tâm để tiến gần hơn đến túi tiền của khách hàng, nhất là những dự định trong tương lai của bạn đều cần sự ủng hộ của khách hàng không hề nhỏ. Thật ra, cách ship hàng COD cũng có đặc thù riêng của nó, ai làm tốt thì người đó sẽ có thị trường.

Bạn cần phải có một hoặc hơn một nhân sự luôn theo dõi đơn hàng một cách thường xuyên. Nhân sự đó sẽ phụ trách đóng gói, lên danh sách gửi đi, gửi đơn hàng cho bên vận chuyển theo dõi và trả lời những thông tin phản hồi từ bưu điện, sau đó thống kê lại những tình huống thường gặp trong ship hàng online.

Có nhiều shop online thường sẽ tận dụng một người làm nhiều việc nên thường xuyên bị chồng đơn, sẽ không chú tâm đến sự tương tác với bên giao hàng và xử lý nhanh chóng các đơn hàng đã gửi.

Nếu như khách hàng ghé thăm shop của bạn chứng tỏ là họ đã có sự chú ý nhất định đến sản phẩm của shop bạn. Nếu khách hàng đặt hàng thì khả năng cao họ đã chốt đơn hàng đó và sẵn sàng chi trả. Và điều cuối cùng bạn cần phải là làm họ thật hài lòng với dịch vụ giao hàng của mình. Bạn hãy luôn luôn nhớ rằng, mang suy nghĩ phục vụ để lần sau họ quay lại ủng hộ cho shop mình.

Nguyên tắc 2: Quản lý những đơn hàng chưa ship COD thành công

Dù cho ship COD có như thế nào thì bạn cũng nên kiểm tra lại xem lý do như thế nào mà chưa phát được, lý do thuộc về bên mình hay vì một nguyên nhân khác, lưu lại thông tin để đưa ra hướng giải quyết, tránh tình trạng lặp lại.

Xử lý các tình huống khi ship hàng online:

Nếu như khách hàng tắt máy, cần gọi lại vào một thời điểm khác ( phụ thuộc vào hoàn cảnh, có thể ướm chừng thời gian của cuộc họp và việc bận).

Không tắt máy nhưng lại gọi không nghe thì ta gọi vào ngoài giờ hành chính, hoặc sẽ gọi vào ngày tiếp theo.

Hẹn một thời điểm khác thì phải thông báo lại cho bên giao hàng để thay đổi. Trước cái ngày giao hàng thì phải nhắc khách hàng là shop sẽ giao hàng lại cho anh chị. Nhớ thông tin lại bên giao hàng là ngày đó giao hàng. 

Khách hàng không nhận hàng thì một điều chắc chắn rằng nhân viên giao hàng sẽ thông báo ngay cho bạn khi khách hàng từ chối. Ngay lúc đó bạn nên hỏi khách hàng nguyên nhân vì sao và chắc chắn rằng mình có thể khắc phục được nguyên nhân đó để làm cho họ hài lòng. Các bạn phải dùng tài thuyết phục của mình để làm cho họ đồng ý bởi vì bạn càng chân thành thì khả năng họ thay đổi quyết định sẽ rất cao.

Địa chỉ sai hoặc đến đúng địa chỉ đó nhưng khách hàng không nhận có đặt hàng thì bạn nên kiểm tra lại thông tin khách hàng từ bước đầu và nhanh chóng liên hệ lại đúng với người đặt hàng. Các bạn phải nên nhớ dù như thế nào đi chăng nữa thì vẫn phải giữ thái độ khiêm tốn nhẹ nhàng bởi vì họ vẫn là khách hàng. 

Đúng người nhưng lại theo kiểu đặt chơi thì riêng cái này phải 5 ăn 5 thua. Bước đầu tiên bạn vẫn phải thuyết phục họ nhưng nếu cảm thấy không có cơ hội thì bỏ qua.

Nguyên tắc 3: Xử lý đơn hàng từ đơn vị vận chuyển phản hồi

Sau đây là các tình huống xảy ra và giải pháp khắc phục.

• Khách hàng mở hàng ra xem và sau đó không nhận hàng:

Các bạn luôn phải nhớ một nguyên tắc là hàng đã đến tay khách hàng thì phải dùng mọi cách để họ không hoàn trả lại. Bởi vì ít nhất họ đã xem hàng thì đồng nghĩa họ cũng muốn lấy hàng.

Bạn nên niềm nở với khách hàng và hỏi nguyên nhân vì sao khách hàng không nhận hàng. Sau đó lấy cuốn sổ hoặc mẫu giấy ra ghi chú như một nhân viên thị trường thực thụ. Bạn phải cho họ thấy rằng bạn biết lắng nghe họ và sẵn sàng làm họ hài lòng với dịch vụ của bạn.

Sau đó, đưa ra giải pháp nhanh và hợp lý nhất có thể để lấy lại lòng tin của họ ngay lúc đó, thay đổi và nâng cao dịch vụ đi kèm.

Cuối cùng là cảm ơn khách hàng và hứa sẽ giữ lời hứa ( nếu có).

• Shipper không gọi cho bạn ngay thời điểm khách hàng không nhận hàng:

Giao kèo: shipper phải bồi thường đơn hàng.

Phải chắc chắn rằng bạn đã yêu cầu shipper thông báo cho bạn ngay thời điểm khách hàng không nhận hàng. Nói với shipper phát lại hàng và đồng thời liên lạc lại với khách hàng để nhận lại hàng. Nhưng trường hợp xấu nhất là không phát được thì bưu điện vẫn phải đền đơn hàng này vì đã không làm theo đúng nguyên tắc.

Liên hệ cho đơn vị giao hàng: đơn vị shipper không gọi ngay cho shop ngay thời điểm khách hàng không nhận hàng. 

Gọi điện thoại cho khách hàng nhận lại hàng để hỗ trợ cho shipper.

Nguyên tắc 4: Thái độ phục vụ làm nên uy tín.

Cho dù ship hàng COD có như thế nào đi chăng nữa thì thái độ của bạn vẫn phải giữ đúng mực.

Việc đầu tiên là học hỏi cách nói xin lỗi vì bạn đã phục vụ không chu đáo. Cố gắng để hiểu khách hàng và cố gắng biết được nguyên nhân để sau này sửa lỗi và có những dịch vụ tốt hơn.

Các bạn nên nhớ càng làm hài lòng khách hàng bao nhiêu thì mức độ tiếp cận túi tiền của họ càng cao.

Nếu các bạn phục vụ khách hàng càng nhiều thì thị trường của bạn càng được mở rộng. Không chỉ những người bạn giao hàng bạn mới phục vụ, những người chưa giao được hàng thật sự tiềm năng. Phải cố gắng giữ liên hệ nào đó với khách hàng nhằm mục đích tăng tỷ lệ thành công của những lần giao hàng kế tiếp.

Phải luôn tươi cười khi phục vụ khách hàng, hãy cho thấy bạn thật sự chân thành, và khi đó bạn sẽ đạt được những điều bạn muốn. Khi nhận được sự nhiệt tình và chu đáo của bạn tâm lý họ sẽ dễ dàng nhận hàng hơn. Đừng bao giờ từ bỏ quá sớm bởi vì cái gì càng khó thì con người ta mới càng có động lực.

Có lẽ nói đến đây các bạn đã hiểu ship COD là gì? Ưu và nhược điểm của phương thức ship COD này như thế nào. Và trong những tình huống khó xử bạn xử lý ra sao.